Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Datenerfassung auf dieser Website

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Die Kontaktdaten finden Sie im Abschnitt „Verantwortliche Stelle“.

Ein Teil der Daten wird automatisch durch den Hostinganbieter erfasst, sobald Sie die Website besuchen. Dabei handelt es sich insbesondere um technische Daten wie Browser, Betriebssystem, Zeitpunkt des Seitenaufrufs und IP-Adresse. Andere Daten werden nur verarbeitet, wenn Sie diese mitteilen, etwa über das Kontaktformular oder per E-Mail.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

3. Hosting

STRATO

Wir hosten diese Website bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin (nachfolgend „STRATO“). Beim Besuch dieser Website verarbeitet STRATO technische Zugriffsdaten und Server-Logdateien einschließlich IP-Adressen, um die Website sicher und zuverlässig bereitzustellen. Auch die Datenbank, geschützte Dateien und der E-Mail-Versand des Kundenportals werden auf STRATO-Systemen betrieben.

Die Nutzung von STRATO erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, schnellen und zuverlässigen Bereitstellung unseres Online-Angebots. Für die Auftragsverarbeitung gelten die Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO mit STRATO. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von STRATO und in den Hinweisen zur Auftragsverarbeitung.

4. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung. Die Datenübertragung im Internet kann dennoch Sicherheitslücken aufweisen. Ein lückenloser Schutz vor dem Zugriff Dritter ist nicht möglich.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers.

Speicherdauer

Soweit keine speziellere Speicherdauer genannt wird, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie der jeweilige Verarbeitungszweck besteht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Rechtsgrundlagen

Je nach Anlass verarbeiten wir Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), zur Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder aufgrund berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Datenerfassung auf dieser Website

Server-Logdateien

Der Hostinganbieter erhebt und speichert automatisch Informationen in Server-Logdateien, die Ihr Browser übermittelt. Dies können Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage und IP-Adresse sein. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur technischen Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Website.

Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular Anfragen senden, verarbeiten wir Ihre Angaben aus dem Formular einschließlich der angegebenen Kontaktdaten zur Bearbeitung der Anfrage und für mögliche Anschlussfragen. Pflichtangaben sind Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Nachricht und die Bestätigung, dass Sie den Datenschutzhinweis zur Kenntnis genommen haben. Unternehmen, Telefonnummer und Thema sind bei allgemeinen Anfragen freiwillig. Bei der Beantragung eines Kundenkontos ist zusätzlich das Unternehmen erforderlich; die Anfrage wird in unserer geschützten Verwaltung gespeichert. Erledigte Kontoanfragen werden grundsätzlich nach 90 Tagen, abgelehnte Anfragen nach 180 Tagen gelöscht, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen eine längere Speicherung erfordern.

Die Verarbeitung erfolgt bei vertragsbezogenen Anfragen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, in sonstigen Fällen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der effizienten Bearbeitung von Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder – soweit ausdrücklich abgefragt – auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Empfänger können neben den zuständigen Beschäftigten von Haptive die von uns eingesetzten Auftragsverarbeiter sein, insbesondere unser Hosting- und E-Mail-Anbieter STRATO. Eine sonstige Weitergabe erfolgt nur, wenn sie zur Bearbeitung erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben oder von Ihnen erlaubt ist.

Anfrage per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Anfrage einschließlich der daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem Inhalt Ihrer Anfrage und entspricht den beim Kontaktformular genannten Grundlagen.

Geschützter Kunden- und Downloadbereich

Für freigeschaltete Kunden stellen wir einen nicht öffentlich zugänglichen Kundenbereich bereit. Zur Einrichtung und Verwaltung eines Kontos verarbeiten wir insbesondere Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen, bevorzugte Sprache, Kontostatus und die dem Konto zugeordneten Produktberechtigungen. Passwörter werden ausschließlich als kryptografische Hashwerte gespeichert und sind für uns nicht im Klartext einsehbar.

Bei einer Anmeldung und einem Softwaredownload verarbeiten wir sicherheits- und vertragsbezogene Protokolldaten. Dazu gehören Zeitpunkt, Kundenkonto, Produkt, Softwareversion, Browserkennung sowie ein mittels geheimem Schlüssel pseudonymisierter Wert der IP-Adresse. Diese Daten dienen der sicheren Bereitstellung lizenzierter Software, der Nachvollziehbarkeit von Berechtigungen, der Missbrauchserkennung und der Erfüllung vertraglicher Pflichten. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie unseres berechtigten Interesses an einem sicheren Kundenportal gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Beim Zurücksetzen eines Passworts verarbeiten wir die angegebene E-Mail-Adresse und einen zeitlich begrenzten, nur einmal verwendbaren Sicherheitswert. Abgelaufene beziehungsweise verwendete Sicherheitswerte werden regelmäßig gelöscht. Downloadprotokolle werden grundsätzlich nach 365 Tagen gelöscht, soweit sie nicht im Einzelfall länger zur Aufklärung eines Missbrauchs, zur Vertragsdurchführung oder aufgrund gesetzlicher Pflichten benötigt werden. Kontodaten werden für die Dauer der Kundenbeziehung und anschließend nur im Rahmen einschlägiger Nachweis- und Aufbewahrungspflichten gespeichert. Nicht mehr benötigte Konten können zunächst gesperrt und nach Prüfung entgegenstehender Pflichten gelöscht werden.

Support- und Ticketsystem Atlassian Jira Service Management

Für die Bearbeitung von Support-, Service- und sonstigen Kundenanfragen nutzen wir neben unserem geschützten Kundenportal Jira Service Management Cloud. Anbieter und nach den derzeit geltenden produktspezifischen Vertragsbedingungen Vertragspartner für Jira ist Atlassian Pty Ltd, Australien („Atlassian“). Maßgeblich bleibt die in unseren jeweiligen Auftrags- und Vertragsunterlagen ausgewiesene Atlassian-Gesellschaft.

Im Rahmen einer Supportanfrage können insbesondere Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmenszugehörigkeit, Betreff und Inhalt des Tickets, Kategorie, Priorität, Produkt- und Versionsbezug, Anhänge, Kommunikationsverlauf, Bearbeitungsstatus sowie technische Metadaten wie Zeitstempel, interne Vorgangsnummern und Synchronisationsinformationen verarbeitet werden. Die Kontaktdaten und Unternehmenszugehörigkeit werden in unserem bei STRATO betriebenen Kundenportal gespeichert. An Jira übermitteln wir zur internen Bearbeitung eine interne Portal-Kundennummer, die Ticketinhalte, den Kommunikationsverlauf, Status- und Produktinformationen, technische Vorgangsdaten sowie gegebenenfalls Dateinamen und Inhalte hochgeladener Anhänge. Name, Unternehmen und E-Mail-Adresse werden von unserer Anwendung nicht gesondert an Jira übertragen; sie können jedoch enthalten sein, wenn sie von Nutzern in Freitexten oder Anhängen angegeben werden. Jira-Vorgänge und Anhänge sind nur für berechtigte Mitglieder des HAPTIVE-Supportteams und nicht über ein öffentliches Jira-Portal sichtbar. Bitte übermitteln Sie nur Informationen, die für die Bearbeitung erforderlich sind, und insbesondere keine unnötigen besonderen Kategorien personenbezogener Daten.

Die Verarbeitung dient der Annahme, strukturierten Bearbeitung, Dokumentation, Kommunikation und Nachverfolgung von Support-, Service- und Kundenanfragen. Sie erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Bei sonstigen Support- und Geschäftsanfragen beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer sicheren, nachvollziehbaren und effizienten Supportorganisation. Empfänger beziehungsweise Auftragsverarbeiter sind die zuständigen HAPTIVE-Mitarbeitenden, STRATO, Atlassian und die von Atlassian eingesetzten Unterauftragsverarbeiter.

Eine Verarbeitung durch Atlassian oder dessen Unterauftragsverarbeiter kann auch außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden, insbesondere in Australien und den USA. Für Übermittlungen in Drittländer ohne Angemessenheitsbeschluss stützt sich Atlassian nach seinem Data Processing Addendum insbesondere auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Für entsprechend zertifizierte US-Empfänger kann außerdem das EU-US Data Privacy Framework herangezogen werden. Weitere Informationen finden Sie im Data Processing Addendum, in der Datenschutzerklärung, in der Liste der Unterauftragnehmer und in den Informationen zur Datenresidenz von Atlassian.

Support-Tickets einschließlich Nachrichten, Anhängen und Kommunikationsverlauf werden grundsätzlich 24 Monate nach Abschluss des jeweiligen Tickets gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit im Einzelfall ein konkreter geschäftlicher oder vertraglicher Grund, eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dies erfordert. Sobald diese Gründe entfallen, werden die Daten gelöscht oder – sofern eine Löschung noch nicht zulässig ist – in ihrer Verarbeitung eingeschränkt. Die Löschung umfasst sowohl die Daten im HAPTIVE-Kundenportal als auch, soweit vorhanden und rechtlich zulässig, die zugehörigen Jira-Vorgänge und Anhänge.

Cookies, Analyse und externe Medien

Die öffentlich zugänglichen Seiten setzen keine eigenen Analyse- oder Trackingdienste ein, laden keine externen Webfonts und binden keine Karten, Videos oder Social-Media-Plugins von Drittanbietern ein. Der geschützte Kundenbereich verwendet ein technisch notwendiges Sitzungscookie, um eine Anmeldung sicher einem Browser zuzuordnen und Zugriffsberechtigungen zu prüfen. Das Cookie enthält keine Produkt- oder Passwortdaten und wird beim Schließen des Browsers beziehungsweise bei der Abmeldung beendet. Für diese technisch notwendige Funktion ist kein Consent-Banner vorgesehen. Sollte die Website später um einwilligungspflichtige Dienste ergänzt werden, sind die Datenschutzerklärung und gegebenenfalls das Einwilligungsmanagement anzupassen.

6. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten
• Recht auf Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft
• Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an info@haptive.de.

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Widerspruch gegen Direktwerbung

Werden personenbezogene Daten zur Direktwerbung verarbeitet, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen. Nach Ihrem Widerspruch werden die betreffenden Daten nicht mehr für Direktwerbung verwendet.

Stand: August 2026